Control de la contabilidad electoral

¿Qué es la contabilidad electoral?

Es una contabilidad simplificada (registro) de los ingresos y gastos de campaña electoral de las candidaturas y partidos políticos. Debe dar cuenta del origen de todos los ingresos y del destino de todos los gastos de forma detallada, oportuna y veraz.

¿Qué se entiende por ingreso electoral?

Se entiende por ingresos todos aquellos recursos provenientes de financiamiento de origen público y/o aportes de carácter privado, los cuales pueden ser en dinero o estimables en dinero. Estos deben ser utilizados para el financiamiento de los gastos electorales.

¿Qué se entiende por gasto electoral?

Son gasto electoral aquellos egresos realizados con fines de campaña electoral detallados en el artículo 2 de la Ley N°19.884; el cual debe ser financiado a través de una fuente de ingreso electoral, ya sea mediante un desembolso en dinero, una contribución estimable en dinero, o una solicitud de reembolso.

Para facilitar el registro y la presentación la cuenta de ingresos y gastos electorales, el Servicio Electoral, dispondrá de un Sistema de Rendición Online, al que se podrá accede mediante Clave Única del administrador electoral o administrador general electoral, según corresponda. En esta plataforma, deberán registrar todos los aportes en dinero, especies o servicios que se destinen a una campaña electoral o se reciban para el financiamiento de los gastos electorales, debidamente valorizados.

Además, con la finalidad de facilitar los respectivos registros de ingresos electorales, el sistema de rendición online considera una propuesta de ingresos (solo en dinero) que se carga en la medida que los aportes son abonados en la cuenta bancaria única de cada candidatura y partido político, debiendo adjuntar posteriormente los documentos sustentatorios que justifiquen la fuente de financiamiento del aporte propio realizado.

Ahora bien, respecto al registro de los gastos electorales, estos deberán ser registrados y acreditados, mediante los respectivos comprobantes de gastos electorales, tales como, los documentos tributarios válidos y legalmente emitidos (facturas, boletas electrónicas,), que acrediten y que den cuenta de forma fidedigna de los desembolsos o traspasos efectuados.

Lo anterior conforme al plan de cuentas definido por el Servicio Electoral a través de las instrucciones de financiamiento, propaganda y gasto electoral emitidas en cada evento electoral, pudiendo utilizar los formularios auxiliares definidos para facilitar dicha tarea.

Con todo, la presentación de la cuenta debe efectuarse dentro de los 30 días hábiles administrativos siguientes al día de las elecciones, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley N°19.884. El incumplimiento eventualmente dará lugar a las responsabilidades y sanciones que correspondan según lo establecido en el referido cuerpo legal.

Cabe destacar que, las candidaturas, a través de su administrador electoral, estarán obligadas a presentar una cuenta general de ingresos y gastos de campaña electoral, aun cuando no hayan tenido ingresos o incurrido en gastos.

Conforme a lo anterior, la cuenta general de ingresos y gastos, sólo se entenderá presentada, una vez realizado el envío de la información declarada, a través de la plataforma destinada al efecto por SERVEL, según el procedimiento establecido en el manual de financiamiento, propaganda y gastos electorales y/o guía de usabilidad de los sistemas. Adicionalmente, una vez enviada la cuenta, se generará automáticamente un certificado descargable.

La presentación de la Cuenta de Ingresos y Gastos Electorales debe efectuarse dentro de los 30 días hábiles administrativos siguientes al día de las elecciones, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley N°19.884.

Cabe destacar que, los administradores electorales deberán remitir al administrador general electoral del respectivo partido político, la información contable y la documentación relativa a los ingresos y gastos electorales de la candidatura a su cargo, dentro del plazo de 10 días contado desde la fecha de la elección correspondiente, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley N°19.884.

El Servicio Electoral, a través de la Subdirección de Control del Gasto y Financiamiento Electoral, dispone en forma electrónica, la plataforma “Sistema de Rendición Online”, la cual permite registrar la contabilidad electoral, mantener la comunicación entre Administrador Electoral y Administrador General Electoral con el Servicio Electoral, y permite que la Candidatura pueda ver lo que su Administrador va registrando en el Sistema.

El acceso al Sistema de Rendición Online para candidaturas y administradores podrá realizarse a través de clave única o ingresando en el escritorio de la candidatura con el Rut del Candidato y contraseña.

Formulario N°87: En el Formulario de Ingresos 87 se registra de manera automática los aportes recibidos mediante el Sistema de Recepción de Aportes, lo que dispone de una propuesta de los ingresos del Candidato o Partido Político. Cabe destacar que solo debe adjuntar el documento que respalda dicho financiamiento y modificar el tipo de documento. En este formulario se deben registrar todos aquellos aportes en dinero o estimables en dinero que utiliza el Candidato y el Partido Político en el financiamiento de actos electorales.

Formulario N°88: En el formulario de gastos 88 se debe registrar todo desembolso o contribución estimable en dinero que realice el Candidato o Partido Político con ocasión y a propósito de actos electorales durante el periodo de campaña electoral cualquiera sea la fecha de contratación o pago efectivo de dichos gastos y aun cuando se encuentren pendientes de pago.

Formulario Auxiliares N°101 al N°108: Los Formularios Auxiliares son depósitos de información de la rendición que dan origen a algunos de los registros que se realizan en el Formulario 87 y en el Formulario 88.

• • Formulario electrónico N°101 “Registro de Brigadistas y Voluntarios”
  • Formulario electrónico N°102 “Registro de Sedes para Campaña”.
  • Formulario electrónico N°103 “Registro de Vehículos”.
  • Formulario electrónico N°104 “Autorización de Propaganda en Espacios Privados”.
  • Formulario electrónico N°105 “Declaración sobre Medios Digitales Contratados para Propaganda Electoral”.
  • Formulario electrónico N°106 “Aportes Estimables en Dinero”.
  • Formulario electrónico N°107 “Detalle de Reembolso Solicitado” y anexo “Detalle de Cesión de Derechos” si corresponde.
  • Formulario electrónico N°108 “Detalle de Gastos Menores”.

Informe de Gastos Art. 44 bis:

Conforme a lo estipulado en el Art. 44 Bis de la Ley N°19.884, los Administradores Electorales y los Administradores Generales Electorales deberán presentar al Subdirector de Control del Gasto y Financiamiento Electoral del Servicio Electoral, hasta antes del día de la elección, los informes que detallen los gastos contratados por concepto de las letras c) y d) del artículo 2, que sobrepasen las treinta unidades de fomento por proveedor único en toda la campaña, señalando para cada uno de ellos la persona jurídica o natural contratada, su rol único tributario, el monto del gasto y el motivo que dio origen al gasto.

• Las letras c) y d) del artículo 2 de la Ley N°19.884, incluyen los arriendos de bienes muebles o inmuebles y los servicios prestados por terceros a las candidaturas.
• Las 30 UF, corresponden a la sumatoria de todos los gastos que provengan de un sólo proveedor y en su total sobrepasen la cantidad señalada según la unidad de fomento indicada en la resolución N°G1 del 08 de enero del 2024 que fija el límite de gastos electorales, esto es, $ 1.105.670.- (un millón ciento cinco mil seiscientos setenta).

Para efectuar el correcto registro de los distintos ingresos y gastos electorales, y con el fin de cumplir lo establecido en el artículo 47 del DFL 3/2017 Ley N°19.884, se ha establecido en las instrucciones de financiamiento, propaganda y gasto electoral para las elecciones Municipales y Regionales 2024 y eventual segunda vuelta de Gobernadores Regionales, a través de la Resolución N° G200 del 30 de agosto 2024, el siguiente plan de cuentas contables:

Proceso de verificación y comprobación de la contabilidad electoral

7.1. Auditoría de la cuenta:

Una vez presentada la Cuenta de Ingresos y Gastos Electorales, se efectuará la respectiva auditoría a las cuentas, una vencido el plazo de presentación de la cuenta.

7.2. Observación de la cuenta

Si se estimare del caso observar la cuenta presentada, el Subdirector de Control del Gasto y Financiamiento Electoral requerirá del administrador electoral o administrador general electoral, las aclaraciones, antecedentes o correcciones pertinentes, quien deberá evacuar su respuesta, mediante el Sistema de Rendición Online dentro del plazo de diez días hábiles administrativos de ser requerido.

Recibidas las respuestas correspondientes a las observaciones o vencido el plazo para efectuar el envío de estas mismas, se determinará si se levantan, subsanan o mantienen, en mérito de los antecedentes presentados. Cualquier información o documentación presentada luego del plazo dispuesto para ello, se incorporará en el expediente digital de la Cuenta de Ingresos y Gastos Electorales para efectos de la transparencia y probidad.

Cualquier ingreso y/o gasto electoral que, al término del procedimiento de verificación y comprobación de la contabilidad electoral, no haya sido acreditado de acuerdo con lo precedentemente referido, será rechazado y dará lugar a las imputaciones, reclasificaciones por improcedencia y cálculos contables pertinentes para efectos del pronunciamiento que deba emitir el Director del Servicio Electoral, de conformidad con lo establecido en el artículo 48 de la Ley N°19.884.

Las imputaciones y reclasificaciones, también se aplicarán respecto de las restituciones por concepto de gastos rechazados, financiados con fondos públicos o privados, que hayan efectuado las candidaturas o partidos políticos, sin cumplir las disposiciones de la normativa vigente.

7.3. Aprobación de la cuenta

Corresponderá aprobar la Cuenta de Ingresos y Gastos Electorales en los siguientes casos:

1. Cuando no se hayan formulado reparos u observaciones a la cuenta, y no tenga errores u omisiones.
2. Cuando, habiéndose formulado reparos u observaciones, estas hayan sido levantadas o subsanadas, según corresponda. Las observaciones formuladas se entenderán levantadas, si se aportan nuevos antecedentes que desvirtúen lo objetado; asimismo, se entenderán subsanadas, si se acredita la realización de acciones que corrijan las infracciones, irregularidades, deficiencias o vacíos detectados.
3. Aun cuando se mantengan observaciones, estas no refieran a errores u omisiones graves, lo que causará que la cuenta sea aprobada con observaciones.

7.4. Rechazo de la cuenta

Se rechazará la Cuenta General de Ingresos y Gastos Electorales en los siguientes casos:

1. Errores u omisiones graves, dentro de las cuales se considerarán, entre otras, las que se indican a continuación:
   1. La no presentación de la Cuenta General de Ingresos y Gastos Electorales dentro de los plazos establecidos en la Ley.
   2. Aun cuando la cuenta se encuentre presentada, no acredite más de un 20% de los montos declarados correspondientes a los gastos electorales registrados.
   3. Que exista una diferencia superior al 20% entre los gastos declarados y los gastos estimados por el Servicio, en virtud de la información disponible.
2. Por no ajustarse a los documentos y comprobantes acompañados. Esto es, que exista discrepancia significativa entre la contabilidad declarada y los documentos de soporte que la sustenten, en conformidad con la información estimada por el Servicio Electoral.
3. Y, en general, cuando existan antecedentes suficientes de faltas a la probidad del gasto electoral y la transparencia del financiamiento de dicho gasto.

Cabe mencionar, que se entenderá como cuenta no presentada aquella que no sea declarada de acuerdo a la normativa vigente.

El rechazo de la cuenta será reclamable y se tramitará de acuerdo al procedimiento sancionatorio previsto en la Ley Nº18.556, lo cual podrá ser realizado mediante el Sistema de Rendición Online.

Las cuentas de los ingresos y gastos electorales presentadas ante el Director del Servicio Electoral serán públicas y se encontrarán disponibles en el sitio web institucional.